Il ne faut pas confondre les officiers d’armes avec les officiers (titulaires d’une charge administrative) ou les officiers de l’armée. Les officiers d’armes étaient des experts en héraldique (science qui étudie les armoiries des familles et des institutions) chargés de tenir à jour l’enregistrement des armoiries des familles dans une province (ou une ville, une région), afin d’identifier les personnes qui se présentaient en un lieu donné (une cour de justice, par exemple), d’arbitrer les différends en matière héraldique, d’accorder des armoiries aux nouveaux demandeurs et de faire respecter les usages en la matière.
On distinguait, dans la hiérarchie, de bas en haut :
| Héraut d’armes | Chargé d’enregistrer, de connaître et d’identifier les armoiries des habitants d’une ville ou d’une province. |
| Capitaine d’armes | Chargé d’enregistrer, de connaître et d’identifier les armoiries dans une région plus vaste (donc un plus grand nombre d’armoiries). |
| Général d’armes | Chargé d’enregistrer, de connaître et d’identifier les armoiries d’un royaume (donc assisté de plusieurs hérauts d’armes, en raison du très grand nombre d’armoiries à connaître). |
Les officiers d’armes rédigeaient et dessinaient les « rôles d’armes », sortes de registres dans lesquels étaient reproduites (dessinées) les armoiries des familles concernées, avec le blasonnement complet de chaque écu représenté. Ces documents constituent une source essentielle pour la connaissance des familles d’une province.
Certains nous sont connus et ont pu faire l’objet d’études scientifiques sur leur biographie ou leurs œuvres. Ainsi, l’ « Armorial du héraut Berry », (réalisé vers 1454-1458). – Rédigé par Gilles Le Bouvier, héraut Berry, contenant 1953 blasons. Original conservé à la Bibliothèque nationale de France, Ms français 4985 
. Édité par A. Vallet de Viriville, « Armorial de France, Angleterre, Écosse, Allemagne, Italie et autres puissances, composé vers 1450 par Gilles Le Bouvier dit Berry, premier roi d’armes de Charles VII roi de France », Paris, 1866. – 
Dans certains pays (Angleterre notamment), on trouve également des « juges d’armes », chargés d’arbitrer les différends en matière d’armoiries.