Les archives comptables

Toute entreprise commerciale ou industrielle conserve des documents comptables, indispensables à sa bonne gestion et à la vie quotidienne, voire même à la survie de l’entreprise.

Ces documents peuvent se ranger dans les catégories suivantes:

  • Livres de comptabilité :
    • livre journal,
    • grand livre,
    • livre d’inventaire.

La conservation de ces trois documents est absolument obligatoire.

  • Pièces justificatives :
    • Factures,
    • notes de frais,
    • tickets de caisse,
    • relevés de compte bancaire,
    • certains documents fiscaux (déclarations de revenus d’entreprise, etc.).
  • Pièces diverses :
    • dossiers de fournisseurs,
    • dossiers de clients.

L’expression « documents comptables » désigne l’ensemble des supports (documents sur papier, documents numérisés) qui servent à la tenue de la comptabilité de l’entreprise. Ils concernent aussi bien les dépenses que les recettes (produits) de l’entreprise. Ils comprennent :

  • les pièces comptables justificatives (chrono des factures, talons de chèques – preuves de paiement, relevés bancaires),
  • les livres comptables [définis plus haut]
  • le bilan comptable (annuel, à la clôture de l’exercice)
  • le compte de résultat (annuel)
  • le fichier des écritures comptables

Les délais légaux de conservation de ces documents sont fixés par l’article L 123-22 du Code de Commerce. D’une manière générale, les contrats sont à conserver deux ans après leur terme et les documents d’assurance (contrats, attestations, dossiers de sinistres) pendant dix ans.