Toute entreprise commerciale ou industrielle conserve des documents comptables, indispensables à sa bonne gestion et à la vie quotidienne, voire même à la survie de l’entreprise.

Ces documents peuvent se ranger dans les catégories suivantes:

• Livres de comptabilité :
  • livre journal,
  • grand livre,
  • livre d’inventaire.

La conservation de ces trois documents est absolument obligatoire.

• Pièces justificatives :
  • Factures,
  • notes de frais,
  • tickets de caisse,
  • relevés de compte bancaire,
  • certains documents fiscaux (déclarations de revenus d’entreprise, etc.).
• Pièces diverses :
  • dossiers de fournisseurs,
  • dossiers de clients.

L’expression « documents comptables » désigne l’ensemble des supports (documents sur papier, documents numérisés) qui servent à la tenue de la comptabilité de l’entreprise. Ils concernent aussi bien les dépenses que les recettes (produits) de l’entreprise. Ils comprennent :

• les pièces comptables justificatives (chrono des factures, talons de chèques – preuves de paiement, relevés bancaires),
• les livres comptables [définis plus haut]
• le bilan comptable (annuel, à la clôture de l’exercice)
• le compte de résultat (annuel)
• le fichier des écritures comptables

Les délais légaux de conservation de ces documents sont fixés par l’article L 123-22 du Code de Commerce. D’une manière générale, les contrats sont à conserver deux ans après leur terme et les documents d’assurance (contrats, attestations, dossiers de sinistres) pendant dix ans.