Tout fonctionnaire, quel que soit son rang et quelle que soit son administration employeuse, a un « dossier administratif », constitué par l’accumulation des arrêtés de recrutement, d’avancement, de mutation(s) éventuelle(s), de documents divers concernant les congés de maladie ou autres, qui le suit tout au long de sa carrière.

Au départ en retraite de l’intéressé, le dossier est classé dans les archives du service. Passé un certain délai, ces dossiers sont versés aux Archives départementales du dernier département dans lequel il a exercé ses fonctions (ou aux Archives Nationales, dans le cas d’un fonctionnaire de l’Administration centrale).

Certaines administrations, plus importantes (en nombre de fonctionnaires) que d’autres, disposent de service du personnel centralisé (depuis quelques années on parle de Direction des Ressources Humaines) et les dossiers des employés sont donc conservés dans les archives centrales du Ministère concerné. C’est le cas pour le Ministère de la Justice, celui des Affaires étrangères, de la Défense nationale et de quelques autres.

Dans les Archives départementales on pourra consulter les séries suivantes :

2 M Personnel de la préfecture
5 M Santé publique et hygiène (dossiers de médecins, pharmaciens, etc.)
2 O Administration communale (dossiers de personnel communal)
1 P Trésor Public (dossiers individuels du personnel : trésoriers, receveurs et percepteurs, contrôleurs, etc.)
5 P Douanes (dossiers des douaniers)
6 P Poste et télécommunications (dossiers des employés des Postes)
1 Q XI Archives des personnels du service des Domaines
2 Q Domaines et Enregistrement (dossiers du personnel)
4 Q Hypothèques (dossiers de personnel)
1 S Ponts et Chaussées (dossiers de personnel)
1 T Enseignement (personnel administratif et enseignants)
1 U Justice (personnel judiciaire)
1 V Clergé catholique (personnel du clergé)
1 X Administration hospitalière (dossiers de personnel)
1 Y Établissements pénitentiaires (dossiers de personnel)