La réalisation d’un classement d’un fonds d’archives est loin d’être aisée. Avant de procéder à tout travail, il convient de prendre le temps de la réflexion, pour, ensuite, agir avec méthode, en fonction de la nature des documents à traiter.

Première étape ; inventaire

Afin de prendre connaissance de l’ensemble des documents à classer, il est nécessaire de lire les titres et intitulés qui figurent sur les liasses ou les dossiers.

Chaque élément (liasse ou dossier) fera l’objet d’une fiche spécifique mentionnant, si possible

• la nature (simplifiée) des documents, exemples :

  • pièce de comptabilité

  • correspondance

  • bordereau d’envoi ou accusé de réception

  • registre

• les dates extrêmes des documents

• l’identité de l’expéditeur et du destinataire

• toutes informations utiles à l’analyse du document

Deuxième étape : classement par catégories logiques

Une connaissance préalable de l’institution concernée (ou de l’organisme, ou de la personne physique ou morale) afin d’une meilleure compréhension de son fonctionnement est absolument nécessaire.

Pour ce faire, il convient de consulter des ouvrages préexistants sur l’organisme en cause et son histoire, sa création, ses buts, ses modifications éventuelles, etc. Si aucun texte utile n’est disponible, un examen plus approfondi des archives existantes sera nécessaire.

Une fois la connaissance de l’institution ayant engendré ces documents acquise, il sera possible de classer les fiches selon un ordre logique, en respectant les fonds et en fonction du fonctionnement de l’organisme.

Troisième étape : classement physique des documents

L’étape suivante consistera à disposer sur les rayonnages les documents, dans l’ordre défini par le classement préalable des fiches.

Quatrième étape : rédaction d’un instrument de travail

La rédaction d’un répertoire numérique ou d’un inventaire sommaire sera facilitée par l’utilisation des fiches ayant servi au pré-classement.